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转帖|行业资讯|编辑:我只采一朵|2016-05-27 14:13:14.000|阅读 489 次
概述:BPM将进一步推动ECM的发展,将工作流和内容集成起来,有助于用户提高工作效率。
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众所周知,ECM(企业内容管理)软件能够对公司数据文件进行中央存储,不过ECM不只是一个数据仓库。真正企业级的ECM系统是要渗透到公司核心业务流程的,包括反映流程和简化流程。
近期在美国加州举办的Laserfiche Empower大会,讨论了ECM价值的问题。对于扩展现存ECM的能力,创造新的业务部署,BPM(业务流程管理)是一个很好的选择。专家和用户普遍认为,BPM对ECM的扩展技术很成熟,能够更好地管理信息流。
分析公司Gartner的调研副总裁Mark Gilbert认为,ECM供应商通过收购Waterloo、OpenText增加了业务流程处理能力。针对目前协同工作主要通过邮件进行,缺少审核和管理的现状,Gilbert在采访中表示:“企业部署流程的协同之后,会从ECM系统中收获更大的价值。”
Gilbert认为,要想从ECM和BPM中获得价值,需要了解“阴影流程(shadow processes),企业可以通过它缩减流程、提高自动化水平,比如自动化的账单付费提醒。 “这貌似没什么,但想想每天要处理应付账款的1000张发票,这也是不小的工作量。”应用BPM后,这些工作就可以实现自动化。
Gilbert提出,业务案例的成败,主要取决于流程能否简化。他建议到:“在设定ROI(投资回报率)参数的时候,要考虑到改进流程的空间和提升数据质量的空间。”很多公司在开始应用ECM的时候,着眼点主要在降低风险,但很快意识到这只是ECM价值的一小部分。其更大的价值在于自动化和集成内容流。
加拿大的一家医疗服务供应商Saskatchewan的网络管理员David Little表示,公司希望从安装的Laserfiche中获得更多的收益,目前正在集成Laserfiche工作流。医疗行业的内容量巨大,集成Laserfiche工作流是必然的选择。 Little表示,在财务记录中使用工作流,可以实现电子表格自动报销等功能,简化了业务流程。理想情况下,发票和报销会直接进入公司现有的Great Plains软件,之后再管理病人数据和其他医疗记录。“财务将成为首要的驱动。”
华盛顿学生成就理事会也加入了业务流程行列,在工作流中使用了28个具体的工作流,12个模板和42个标签。该理事会的记录者兼项目经理Kim Porter认为,组织的全面应用还面临一定的困难,该困难主要来自财务部门。
华盛顿学生成就理事会的首席技术官David Mitchell表示,在旧的流程中,财务部门需要把电子表格打印出来,带有批头和签名,再到会计部门申请付款。现在,通过使用.NET软件,组织将一系列流程电子化:财务部门把文件放入Laserfiche ECM系统,发邮件给会计部门,获准后即可付款。
他表示:“此举既为员工和客户节省了时间,又提高了数据的准确性。”客户再也不需要邮寄信件,数据出错的可能性也大大降低了。
工作流也帮助电信监管局提高了效率。其IT项目经理Natalia Coghi Ulloa在“全公司的工作流”会议上说,当客户当面或通过邮件提出请求,工作流会自动生成一个工作号,组织可以通过这个工作号检查它的状态。填完所有元数据后,工作流通过授权过程发送文档,直接发送到相关领导手中。
通过工作流,管理者可以分配文件给自己或员工,让分配到文件的人升级状态,这样有访问权限的人都可以回答客户的问题。
Burton Plumbing希望通过工作流节省成本。公司助理Renee Demmler在采访中表示,公司刚刚给技术人员配备了iPad,并使用Laserfiche管理内容。公司技术人员每天都用复写纸开票,处理每张票平均花费10分钟。公司每季度要处理1万张票。
Demmler说:“我们把所有的票都扫描进系统。”公司希望马上看到收益,同时得知每项工作要花费多少时间,建立表格和集成工作流需要多少成本。 Demmler担心的是Workflow在其他项目的应用和集成,很多员工不喜欢改变。Demmler认为如果自己能够掌控整个项目,就可以让它在全公司取得成功。她希望工作流与其他项目紧密结合。她已经把现有的调度软件移入工作流,但要建立业务流程还很困难。
总之,BPM将进一步推动ECM的发展,将工作流和内容集成起来,有助于用户提高工作效率。
本文转自TechTarget
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